Главная / Делопроизводство для вашей компании

Делопроизводство для вашей компании

Под кадровой документацией подразумевается большой перечень документов, которые содержат информацию о работниках, деятельности предприятия и его кадровой службы.

По целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

  1. Документы по учету личного состава работников
  2. Документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда.

В состав документации по личному составу входят различные виды документов:

  • организационные (штатное расписание, положение о персонале, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка и т.д.);
  • распорядительные (приказы по личному составу);
  • информационно - справочные (докладные и объяснительные записки, справки, акты);
  • персональные документы ( трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии);
  • учетные документы ( личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.);
  • плановые документы (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);
  • отчетно-статистические документы (по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.).

Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях. Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников.

Приказы по личному составу бывают: - индивидуальными, которые содержат информацию только об одном сотруднике;

  • групповыми – когда на предприятии в течение одного дня оформляется большое количество приказов.

Согласно п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02 (далее – Основные правила), приказы по основной деятельности и по личному составу ведутся отдельно и формируются в разные дела. Этот порядок распространяется и на небольшие организации, где создается незначительное количество распорядительной документации, а за кадровое делопроизводство отвечает один из работников (секретарь, бухгалтер, экономист и т. п.).

Следующим этапом построения "идеальной" системы кадрового делопроизводства является поиск и применение действующих унифицированных форм документов, позволяющих избежать ошибки, как при разработке содержательной части документа, так и при его оформлении.

Для организации эффективного кадрового делопроизводства, организации работы с документами именно в вашей компании желательно разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству и график документооборота. Ценность этих документов в том, что при их разработке учитывается специфика организации. Эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников фирмы, но и особенностями кадрового делопроизводства.

Наличие Инструкции по кадровому делопроизводству и графика документооборота решает много практических задач:

  • Перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового действия;
  • Шаблоны всех документов по личному составу;
  • Очередность оформления;
  • Порядок прохождения внутри организации.

Все это снижает временные затраты на обработку кадровых документов и помогает избежать многих нареканий со стороны трудовой инспекции. Наша компания не только разработает оптимальный документооборот вашей компании , но и осуществит контроль за выполнением учета данных документов !